Как отправить трудовую книжку почтой

 

Можно ли отправлять трудовую книжку по почте? Как выслать заявления на получение трудовой по почте. Уведомление на возврат. Отправка трудовой книжки по почте при увольнении осуществляется, если сотрудник не может посетить организацию лично. Какие действия необходимо предпринимать, чтобы отправить документы правильно и в чём заключаются ошибки работодателей при выдаче документа?

Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?

Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.

До пересылки рекомендуется сделать копию отправляемого документа на случай его потери. Вернувшаяся или неотправленная после уведомления трудовая книжка оставляется на хранение в организации до востребования. Если уволенный так и не дал письменного разрешения на отправку, а сам не объявился, наниматель также вправе оставить документ на хранение, затем передать в архив.

Трудовая книжка по почте Статьи Журнал «Кадровое дело»

На практике у работодателей могут возникать определенные проблемы во время ведения каких-либо документов.

Трудовые книжки являются одними из особо важных бланков документации, следить за которыми должны определенные ответственные лица, и в данной статье будут рассмотрены нюансы, с коими могут столкнуться сотрудники фирм во время получения и выдачи трудовых книжек.

Из данной статьи вы узнаете:

  • можно ли отправить трудовую книжку по почте;
  • по какой методике можно высылать трудовую книжку по почте;
  • нужны ли какие-нибудь документы при отправлении трудовой книжки по почте;
  • что, помимо трудовой книжки, должен отправить кадровый сотрудник по почте.

Мало кто из работников кадровых служб знает, что трудовые книжки можно отправлять по почте в любую точку нашей страны в том случае, если бывший сотрудник организации является вне зоны досягаемости и не может лично приехать на фирму за документом. Конечно, нередко случаются ситуации, когда работник попросту не хочется лишний раз напрягаться, приезжая в офис, но обязанность выдавать трудовые бланки на руки всем работникам является прямой обязанностью любого начальника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте за границу. Сотрудник уволился и написал заявление на пересылку книжку почтой

Отправка трудовой книги почтой – достаточно рискованный шаг, ведь никто не знает, проживает ли человек по предыдущему адресу, и сможет ли получить на руки свой документ.

Но Трудовым Кодексом РФ четко определены правила, что трудовая книжка после расчета с предприятием должна обязательно выдаваться на руки бывшему сотруднику, даже в том случае, если она ему уже фактически и не требуется.

В пунктах ниже будут рассмотрены варианты, как можно соблюсти все правила Законодательства и передать документ человеку, сняв с себя ответственность за его хранение.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Законом не запрещается отправка трудовых книжек по почте на тот адрес, который работник указывал при поступлении на работу.

К тому же, подтвержденное место жительства должно проверяться, но ответственность за хранение трудовой книги работодатель снимает с себя в тот момент, когда оформляет процесс отправки на дом бывшему сотруднику.

Подробнее об отправке трудовой книжки по почте читайте здесь:

Данное правило действует по отношению к работникам, которые не выходят на связь и не могут лично направить в организацию письменную просьбу пересылки документа с указанием адреса для отправки.

Как поступить с трудовой книжкой, не полученной сотрудником в день увольнения. Можно ли отправить ее по почте

Высылаем трудовую книжку по почте

При оформлении отправки трудовой книжки по почте необходимо четко следовать правилам и порядкам, утвержденным на законодательном уровне.

Работодателю необходимо убедиться в том, что документ является собственностью именно уволившегося работника (проблемы могут возникать, если человек проработал на предприятии малый срок).

Далее, рекомендуется проверить, может ли работник лично явиться за книжкой в учреждение (позвонить ему по личному телефонному номеру), ведь данный документ, фактически, представляет ценность для него, а не для предприятия. Без трудовой книги человек попросту не сможет устроиться на другую работу, так что позвоните по телефону, указанному в личном деле и, быть может, обойдетесь без отправки посылки.

Если работник не отвечает на звонки, то необходимо в кратчайший срок явиться на почту и оформить отправку документа на адрес бывшего работника.

Хранить книгу у себя на предприятии после увольнения человека строго не рекомендуется, так как недобросовестные люди могут подать на вас в суд за незаконное удержание документации.

Оставлять данный документ можно лишь в том случае, когда посылка вернулась обратно, и в уведомлении сказано, что гражданин по данному адресу больше не проживает.

Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек, если бывший сотрудник дал согласие на отправку трудовой книжки по почте

Нужны ли какие-нибудь документы при отправлении трудовой книжки по почте?

Отправка трудовой по почте возможна как по инициативе работодателя, так и по просьбе самого работника, который мог попросту забыть забрать документ и уже сменил место жительства. Для оформления отправки необходимо получить от бывшего работника заявление, где он указывает свою просьбу и контактные данные для срочной связи.

Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции

При оформлении отправки трудовой книжки на почте от работодателя не требуется иметь при себе каких-либо документов, удостоверяющих его личность.

Вам потребуется приобрести некоторое количество марок, заполнить заявление по форме, указанной в ст.119 ТК РФ, купить конверты и оплатить услуги работников почты.

Важно помнить, что подобные процедуры оформляются ответственным работником почты – отправлять трудовые книжки, просто бросив конверт в почтовый ящик, запрещается.

Так же каждому работодателю настоятельно рекомендуется хранить полученный от сотрудника почты чек об отправке письма на тот случай, если недобросовестный работник решит взыскать с предприятия какую-либо компенсацию за надуманное удержание трудовой книжки.

Выдача трудовой книжки работнику на время

Что, помимо трудовой книжки, должен отправить кадровый сотрудник по почте?

Помимо самой трудовой книги, ответственным лицом-работником кадровой службы должна быть составлена опись вложения и специальное уведомление, выдаваемое сотрудниками почтовой связи. Данные документы гарантируют полное соответствие процедуры отправки трудовой книжки работнику, что убережет работодателя от возможных проблем в суде.

Дубликат трудовой книжки: восстанавливаем утраченные сведения

Источник:

В каких случаях это возможно

Фото 2

Чтобы разобраться, когда необходимо отсылать гражданину почтой документ, подтверждающий его трудовой стаж, целесообразно рассмотреть распространённые типовые причины, из-за которых возникают подобные ситуации.

Итак, отсылка документов после увольнения почтой обычно осуществляется, если:

  • увольняющийся трудится в филиале компании, расположенном в другом городе, а все официальные бумаги хранятся в основном офисе;
  • увольнение осуществлялось одновременно с оформлением отпуска (заявление писалось с просьбой прекратить трудовые отношения в последний отпускной день);
  • гражданин был направлен в продолжительную командировку (стажировку, практику) и уже оттуда подал прошение о разрыве трудового договора, где указал, что трудовую книжку ему следует прислать домой почтой;
  • трудовые отношения были прекращены по приговору суда либо же по инициативе администрации вследствие выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства;
  • прекращение соглашения о трудовой деятельности с женщиной, находящейся в декрете, по её собственному заявлению;
  • по иным причинам дистанционного увольнения, когда об этом просит сам увольняющийся.

Важно отметить, отправка трудовой книжке почтой – это для администрации вынужденная мера, когда отсутствует возможность вручить документ лично увольняющемуся гражданину. Либо присутствует письменное обращение сотрудника на отсылку трудовой книжку непосредственно ему домой почтой. Работодатель не имеет полномочий проявлять какую-либо инициативу, чтобы выслать почтой личные материалы сотруднику, особенно когда последний может самостоятельно прийти и забрать их в кадровом подразделении компании.

Для отсылки материалов почтой требуется веское основание. В противном случае такой факт расценивается как задержка выдачи документа с вытекающими из этого юридическими последствиями для работодателя.

Отсутствие подписанного обходного листа, а также окончательного расчёта на дату увольнения не являются основанием, чтобы задерживать выдачу положенных гражданину официальных бумаг. Если выполнить такие действия несвоевременно (в срок не позднее 3 рабочих дней), работодателю может грозить солидный штраф. Исключение могут составлять случаи, когда место нахождения владельца трудовой книжки неизвестно. Тогда официальные материалы о трудовой деятельности останутся храниться в архиве компании пока не станут востребованными.

Фото 2

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: подробные правила

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

  • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
  • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
  • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
  • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

  • отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
  • направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
  • даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Ф. И. О. работника;
  • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
  • название документа – уведомление;
  • сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
  • дата составления;
  • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно.

По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника.

Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

  • вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
  • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
  • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

  • составляется уведомление и подписывается работником;
  • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
  • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
  • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

  • направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
  • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке трудовой книжки Почтой России.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно.

Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования.

При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения.

В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Законодательная база

Как осуществляется отправка трудовой книжки по почте, форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

Источник:

Особенности отправления трудовой книжки через почтовое отделение

Наёмник вправе полноправно использовать нормы, допускающие отправление трудовой книжки хозяину при увольнении, пересылкой почтовым отделением.

Если сотрудник официально потребовал вернуть формуляр, то работодатель обязан выполнить просьбу, неважно как.

Отправка бланка заполнения через почту разрешается, когда сотрудник:

  • живёт в другой отдалённой местности;
  • уволен во время командировки, стажировки в дальнем регионе;
  • уехал в отпуск, но при этом оставил заявление о последующем увольнении;
  • не имеет шанса лично забрать формуляр.

Работник уволился: как выдать трудовую книжку

Обычно кадровая служба выдает работнику трудовую книжку в последний день его работы. Но этот документ работник может получить не в компании и не в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ):

  • при отсутствии его на рабочем месте в этот день;
  • если он отказался ее получать.

Неполученную трудовую книжку нельзя:

  • сдать сразу в архив вместе с личным делом работника;
  • доставить сотруднику курьером или иным способом, если сотрудник об этом не просил.

Чтобы получить «увольнительные» документы по почте, от работника и от сотрудников кадровой службы потребуются дополнительные действия. Какие — узнайте из следующего раздела.

Стандарты трудовой книжки

Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.

Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ).

Не являются препятствием для выдачи следующие причины:

  • отсутствует или не подписан обходной лист;
  • не произведен расчет с сотрудником.

За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:

  • грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ);
  • приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ).

Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) 

Источники

Использованные источники информации.

  • http://online-buhuchet.ru/trudovaya-knizhka-po-pochte/
  • https://analyzbuhuchet.ru/trudovaya-knizhka-po-pochte-kak-otpravit-zayavlenie-sroki.html
  • https://tvoeip.ru/kadry/uvolnenie/otpravka-trudovoy-knizhki
  • https://pensiolog.ru/academy/otpravka-trudovoi-knizhki-pri-uvolnenii-po-pochte/
  • https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/vozmozhna_li_otpravka_trudovoj_knizhki_po_pochte/
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий